【”Lunch & Learn”の幹事必見】ランチミーティングの有意義な進め方

ビジネス

「ランチミーティング」と聞くと皆さん打ち合わせを思い浮かべる方も多いと思います。

実は、ランチミーティングの種類は大きく2つあります。

1つは上記に述べたような、「打ち合わせ」=「完全業務扱い」のものです。
これは通常のミーティングスタイルに加えて、ランチを食べながらという常に時間に追われている人なら誰でも経験したことのある忙しい方向けのミーティングです。その名の通り、ランチタイムに関係なくミーティングをするという意味で私は解釈しています。今回はこちらのスタイルの話ではありません。(ちなみに、しっかりと業務扱いとして労働時間に通算しましょうね)

今回紹介するのは2つ目にあげる「勉強会」目的でのランチミーティング。

その名も「Lunch & Learn」です。

日本では適切な日本語がまだなく、カタカナで「ランチ&ラーン」と呼ばれたり、ランチ勉強会など言われていますが、英語だとカジュアルなニュアンスが含まれています。

Lunch & Learnとはそもそも何?

Lunch & Learnはもともとアメリカで生まれた文化で、休憩時間中に行う研修イベントのことを指します。

一般的には会社側がフリーミール(無料の食事)を参加する従業員に提供して、ゲストスピーカーの講演などを聞かせるような仕掛けです。従業員は無料で食事をしながら学ぶこともできるので、会社としても本人としてもWin-Winな仕掛けになっています。

リモートワークが一般的になってきた昨今では、会社側が食事を提供して参加者を募る、というよりは、従業員が自己啓発的に自分たちで企画してランチタイム中に勉強会を開催する傾向が見られます。

有志の勉強会をLunch & Learnとして、みんなでランチを持ち寄りながらオンラインで勉強会を行います。今回は、このLunch & Learnを自分たちで企画してスキルアップにつなげていくための幹事の段取りについて紹介していきます。

お昼の休憩時間を有意義に使うことで、他の同僚との差をつける良い機会になりますので、ぜひ参考にしてみてください!

Lunch & Learnを進める上での段取り(幹事)

事前準備

Lunch & Learnセッションをいきなり開始する前に、どんなセッションにしたいか一度イメージしてみてください。今までのオフィスだと会議室にプロジェクターを設置してプレゼンを行う流れになっていました。

完全リモートの状態では、どのようなプレゼン、ワークショップ、アイスブレイキングを準備するか、思考を巡らせてみましょう。

こんな準備をしてみましょう

・5W1H(いつ、どこで、だれが、なぜ、何を、どのように)をまず埋める
・リモート開催という制約の中でどんな企画にするのかを考える
 (一方的にスピーカーが話すスタイルなので、それともインタラクティブにワークショップにするのか)

ステップ1:一緒に勉強してくれる人を集めましょう!

まずは何よりも重要な、参加者を確保しましょう。オンラインミーティングツールを使って行うので、みんなが参加できそうな日時を設定して、スケジューラーを送りましょう。

開催日当日も、カジュアルな雰囲気を出すために、「ランチでもスナックでも好きなものを持ってきて」と伝えてあげると、ぐっとハードルが下がります。

ここで重要なのは心理的安全性を高めてあげることと、ネットワーキングでつながることを伝えてあげることで、参加ハードルを下げる努力を行ってください

ステップ2:企画を一緒に考えてくれる人を探しましょう!

人集めができたら、どんな企画でLunch & Learnを実施したいのか、一緒に考えてくれる人と企画をねっていきましょう。まず、あなた自身でどんな企画を考えているのか、リストなどにして事前に渡しておくといろいろなフィードバックがもらえるはずです。

一緒に学び合うことになるので、リストをもらった人の反応を見ながら意見を取り入れていきましょう。貴重なお昼時間を使うことになりますので、無駄にならないように企画を詰めていくことは幹事の重要なポイントです。

何が今の組織で求められているのか?新たな領域の学習か?ブレスト的に意見を交換していくのか?それとも単純にネットワーキングなのか?このあたりを整理できればどのようなLunch & Learnになるのか、方向性がだいたい見えてきます

少人数グループが発言のバランス的にも良いので、4〜5名を超えるようであれば、ブレークアウトセッションにすることも検討してみてください。

ステップ3:何回もLunch&Learn会を開いてテンプレート化しましょう!

最初の1回目が緊張の瞬間ですが、1回きりで終わらずに何度も開催を試みてみましょう。前回の反省を生かして、参加者の意見、フィードバックを取り入れることで徐々に自分のテンプレートを作ってみてください。

例えば2週間に1回、火曜日のランチタイムに開催する、という定例化をすることも1つですし、毎回同じリンクで参加してもらうようにしたり、参加者シートを使いまわしたりするなど、ノウハウが徐々に溜まってきます。

もちろんトピックについても毎回堅苦しいビジネスのスキルアップにしなくてもOKです。最近ハマっているものや、かんたんギターレッスンなど、個人の趣味をきっかけにバラエティ豊かな会にしても面白いと思います。

参加者が自分の意志で参加できるように、トピックを色々分けながら開催してみるとより強いコミュニティんになってくきます。(とはいえ、ある程度軸を決めておくことをおすすめします)

ステップ4:継続した会にするための工夫を考えましょう!

ここで難しくなってくるのはどのように継続していくかです。なぜなら自発的なセッションになるため、参加することで価値を感じるときのみ参加することになるからです。先ほど上記でも述べたように、色々なトピックを交えていくことで参加者のバリエーションを増やしたり、興味関心を惹きつける工夫が必要になります。

必要に応じて、人気のある上司などをゲストスピーカーに巻き込むことで、他部署からの参加者も増えていくかもしれません。またはある程度最初の段階で誰がゲストスピーカーになるか、シリーズ化してもよいかもしれません。

いずれにしても参加する人が「価値を感じる」ことが重要になりますので、この企画を通じてマーケティングの要素も幹事は学んでいくことになります。

ステップ5:バックアッププランも準備しておきましょう!

あまり想像したくありませんが、バックアッププランも考えておくことをおろそかにしてはいけません。例えばゲストスピーカーを呼ぶことで一定の安心感はありますが、一方でドタキャンや遅れてこられる可能性もゼロではありません。なので、事前にディスカッショントピックや、アイスブレイキングのネタを準備しておくことで場繋ぎを考えておくことが重要です。

また、コツとしては共同ファシリテーターを事前にアサインしておくのも良いです。一人で企画・準備をしていくことは精神的にも物理的にも負荷が高くなるので、一緒に共有できる仲間がいると心強いです。

必ずしても一人で行う必要はありません。このような経験をともに歩んでいくことで共同ファシリテーターとも新たな絆が生まれてきます。

まとめ:Lunch & Learnは準備が大変だけど充実したセッションになります

上記の通り、幹事は色々と準備、段取り、ファシリテートする必要があります。

やればやるほど、自分のテンプレートが積み重なって将来の資産になります

また顔を覚えてもらえるというメリットもあるので、同じ内容を教授するだけなら参加者でいるよりも、企画者になって自分のネットワークに変えていってしまいましょう。

以上、Lunch & Learnの有意義な進め方のポイントでした。

この記事を書いた人
のはら家夫婦

都内から地方移住した「のはら家夫婦」です。夫はアメリカでMBAを取得し、妻は人事畑の出身です。元々は国内外含め大の旅行好きですが、コロナの影響もあり最近は自宅生活を充実させることに必死です。夫婦で今までできなかった様々なこと(趣味、副業、資産形成、暮らしのアップデートなど)にチャレンジします!私たちだけではなく皆さんのタメになる情報も提供していきます!よければSNSフォローしてください!

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